Prima de Servicios en Colombia: Guía Práctica

En Nomineros, sabemos que la gestión de la nómina es una tarea de alta responsabilidad, y la llegada de junio y diciembre marca un hito crucial: el cálculo y pago de la Prima de Servicios. Para todos los nomineros, que nos encargamos de esta labor vital, hemos preparado esta guía detallada para asegurar una liquidación precisa y conforme a la normativa colombiana.

La Prima de Servicios: Un Pilar de la Nómina Colombiana

La Prima de Servicios es una prestación social obligatoria que toda empresa debe reconocer a sus trabajadores. Consiste en el pago de un salario mensual por cada año de servicio, o proporcional al tiempo laborado, y se abona en dos cuotas anuales: una en junio y otra en diciembre.

Para quienes administramos la nómina, esto nos interesa: La prima no es solo un derecho del trabajador, también es una obligación legal que debes calcular con precisión. Hacerlo bien evita problemas legales y ayuda a mantener un buen ambiente laboral.

¿Quiénes tienen derecho a la prima?

Si manejas la nómina, es clave que identifiques bien a los empleados que deben recibir esta prestación. La Prima de Servicios aplica para todo trabajador con contrato laboral, sin importar si es a término fijo, indefinido, por obra o labor, o incluso si se trata de trabajadores del servicio doméstico.

Consideraciones importantes para la nómina:

• Contratos de Prestación de Servicios: Estos no generan derecho a la prima, ya que no configuran una relación laboral subordinada. Es crucial diferenciar correctamente los tipos de vinculación.
• Salario Integral: Los empleados con salario integral ya tienen la prima incluida en su remuneración, por lo que no se les liquida adicionalmente. Asegúrense de que esta condición esté debidamente documentada.

Desglosando el Cálculo: Precisión en la Liquidación de la Prima

La exactitud en el cálculo es vital para evitar errores y posibles sanciones. La fórmula general para la liquidación es:

    Prima de Servicios = (Salario Base x Días Trabajados en el Semestre) / 360
.

Elementos clave para calcularla bien:

1. Salario Base: Es el promedio de todo lo que cuenta como salario durante el semestre a liquidar. Asegúrate de incluir:

   • Salario mensual básico o el promedio, si el empleado ha tenido cambios permanentes de salario durante el semestre.
   • Auxilio de transporte: Si el empleado devenga hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV).
   • Comisiones: Promedio de las comisiones recibidas en el semestre.
   • Horas extras y recargos: Promedio de los valores por trabajo suplementario y recargos (nocturnos, dominicales, festivos) devengados en el semestre.
   • Bonificaciones habituales: Aquellas que, por su regularidad y constancia, se consideran factor salarial.
   • Excluir pagos no salariales: Es fundamental no incluir conceptos como viáticos no permanentes, auxilios extralegales, o cualquier otro pago que consideres no es constitutivo de salario.

2. Días Trabajados en el Semestre: Para la prima de junio, se consideran los días efectivamente laborados desde el 1 de enero hasta el 30 de junio. Para la prima de diciembre, del 1 de julio al 31 de diciembre.

   • Ten en cuenta las interrupciones del contrato: No todos los días sin trabajo efectivo se restan del cálculo de la prima legal. Las incapacidades médicas y las licencias de maternidad o paternidad sí cuentan como tiempo laborado. En cambio, las licencias no remuneradas o suspensiones del contrato podrían descontarse, según el caso y la forma en que se manejen en tu empresa.

Fechas Clave:

Como responsables de la nómina, estas fechas son críticas:

• Primera cuota: Pago a más tardar el 30 de junio.
• Segunda cuota: Pago a más tardar los primeros 20 días de diciembre.

El incumplimiento de estos plazos puede generar una sanción moratoria equivalente a un día de salario por cada día de retraso, según el Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo. La gestión proactiva es tu mejor aliada.

¿La Prima está sujeta a RETEFUENTE?

Sí, la prima de servicios está sujeta a Retención en la Fuente, pero su aplicación tiene particularidades.

Procedimiento 1: Cálculo Separado:

• Cuando al empleado se le aplica el procedimiento 1 para calcular su retención en la fuente, el valor correspondiente a la prima debe tratarse por separado del resto de los ingresos laborales. A este valor se le podrá aplicar el 25% de rentas exentas. Posteriormente, la base de retención resultante se debe llevar a la tabla de tarifas marginales establecida en el artículo 383 del Estatuto Tributario

Procedimiento 2: Suma con Otros Ingresos Salariales:

• En este procedimiento, el valor de la prima de servicios se suma a los demás ingresos salariales del mes en que se realiza el pago.
• Sobre el total de estos ingresos (salario mensual + prima), se aplica el porcentaje fijo de retención en la fuente.

Nomineros: Tu Aliado Estratégico en la Liquidación de la Prima

En Nomineros, comprendemos la complejidad y la presión que implica la gestión de la nómina. Nuestra plataforma está diseñada pensando en ti, los profesionales que día a día aseguran el cumplimiento y la precisión. Con Nomineros, puedes:

• Automatizar el cálculo de la prima, sumando todos los factores salariales y el tiempo laborado.
• Asegurar el cumplimiento de las fechas límite y la normativa vigente, minimizando riesgos de sanciones.
• Optimizar tu tiempo y recursos, para que puedas enfocarte en tareas más estratégicas dentro de la gestión humana.
• Realiza el cálculo y pago de la prima legal como un proceso independiente de la nómina. Esta práctica te permite gestionar los pagos de forma más organizada, reducir el riesgo de retrasos y evitar complicaciones administrativas innecesarias.

Conclusión: La Prima de Servicios, un Desafío y una Oportunidad de Cumplimiento

La liquidación de la Prima de Servicios es una de las responsabilidades más importantes en la gestión de nómina. Realizarla correctamente no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también contribuye a la satisfacción de los empleados y a la buena reputación de la empresa.

En Nomineros, estamos comprometidos a brindarles las herramientas y el soporte necesario para que cada proceso de nómina sea eficiente, preciso y sin complicaciones.

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