Nominero, Entiende la Licencia para el Cuidado de la Niñez y Simplifica tu Gestión!

Quizás es un concepto relativamente nuevo para ti o simplemente quieres refrescar la información para aplicarla correctamente. ¡Estás en el lugar indicado! Vamos a explorar juntos los puntos clave de esta licencia, de una forma sencilla y directa, para que la entiendas perfectamente.

¿Qué es la Licencia para el Cuidado de la Niñez?

Piensa en ella como un derecho especial y remunerado que tienen las personas que cotizan al Sistema de Salud (Régimen Contributivo) cuando necesitan dedicar tiempo a cuidar de un menor de edad. Es un apoyo fundamental para esas situaciones en las que el cuidado del niño es prioritario.

¿Quiénes pueden solicitarla y por qué es importante?

Los padres, madres o quienes tengan la custodia legal de un menor de edad y sean cotizantes activos del Régimen Contributivo, pueden solicitarla. Es un derecho vital que busca que ningún trabajador tenga que elegir entre su empleo y el bienestar de un niño que lo necesita.

¿Cuánto dura y cómo se puede disfrutar?

Esta licencia tiene una duración de diez (10) días hábiles y se concede una vez al año. Lo interesante es que puedes disfrutarla y recibir su pago de forma continua o en diferentes periodos a lo largo del año.

¡Importante para la nómina! Para que todo quede claro y organizado, el cómo se va a disfrutar la licencia (las fechas de inicio y fin, o si será discontinua) debe quedar por escrito en un documento firmado entre la empresa y el trabajador, o, si es un trabajador independiente, mediante una manifestación suya.

El marco legal de esta licencia está en el Decreto 780 de 2016, que ha sido actualizado por el Decreto 2126 de 2023 para las condiciones de reconocimiento y pago.

¿Cómo se registra esta licencia en la PILA?

Desde el punto de vista operativo de la nómina, la Licencia para el Cuidado de la Niñez tiene su propio espacio en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Cuando un empleado esté disfrutando de esta licencia, usas un código específico para reportarlo: la letra “L”. Este código se registra en el Campo 25 de la planilla, que se conoce como “IGE: Incapacidad temporal por enfermedad general o Licencia por cuidado de la niñez”.

Un dato clave para ti: Durante el tiempo que el cotizante esté en esta licencia y tú lo reportes con la “L” en la PILA, ¡la empresa no debe realizar aportes al Sistema General de Riesgos Laborales por ese trabajador! ¡Así lo dicta la normativa!

En Nomineros, la Licencia para el Cuidado de la Niñez se registra en el mismo lugar de las novedades y tiene un manejo muy similar a las licencias. Esto significa que podrá asignar una fecha de aplicación en nómina y una fecha real de inicio de la licencia. Esta distinción es crucial para garantizar que el sistema busque correctamente el Ingreso Base de Cotización (IBC) del mes anterior al inicio real de la licencia, evitando así diferencias con el valor que posteriormente reconocerá la EPS.

¿Qué condiciones deben cumplirse para que la EPS la pague?

Para que la EPS (o entidad adaptada) reconozca y pague esta licencia, tu empleado debe cumplir con:

• Ser un afiliado cotizante activo del Sistema de Salud.
• Haber cotizado al Régimen Contributivo al menos 4 semanas (28 días) en el periodo anterior al inicio de la licencia.
• Acreditar que es padre, madre o tiene la custodia del menor. Esto se demuestra con el registro civil de nacimiento o el documento de custodia.
• Contar con el certificado médico que avale la licencia para el cuidado de la niñez.
• Es importante saber que la licencia no la pueden tomar los dos padres cotizantes al mismo tiempo.
• Y solo se puede reconocer una vez al año calendario, sin acumularse.

Incluso si el menor pertenece a un Régimen Especial, un cotizante del SGSSS puede acceder a la licencia con un certificado de un médico de esa red. Si es de un médico externo a la EPS, ¡debe ser validado!

¿Cómo se liquida y paga la licencia?

La liquidación de la licencia se hace sobre el ingreso base de cotización (IBC) del mes anterior al inicio real de la licencia. La EPS o entidad adaptada es la encargada de validar que se cumplan las condiciones y de realizar el pago.

¡Atención, nominero! La empresa no puede descontar de los aportes de salud los valores de esta licencia. Solo debes registrar la novedad en tu proceso de liquidación y pago de aportes.

A futuro, con el Sistema de Información de Prestaciones Económicas (SIPE) que definirá el Ministerio de Salud, la ADRES podría pagar directamente esta licencia al aportante, una vez la EPS haya verificado todo.

El Certificado Médico:

El médico tratante del menor es quien expide este certificado. Debe contener información básica del prestador, del menor y del médico. ¡Y ojo! Si la licencia se disfruta en diferentes periodos, el certificado debe actualizarse indicando las fechas de cada parte.

¿Y si hay dudas o se consulta el REDAM?

Si la EPS tiene dudas sobre el diagnóstico, puede pedir una segunda opinión médica. Y sí, en el proceso de licencias parentales, la EPS debe consultar el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) para verificar si el solicitante está reportado.

En Resumen, ¡tu Papel es Fundamental!

La Licencia para el Cuidado de la Niñez es una herramienta valiosa. Permite hasta 10 días hábiles remunerados al año, continuos o discontinuos, si se cumplen los requisitos. La EPS valida y paga, pero tú, como nominero, gestionas el registro de la novedad. Entender estos detalles te asegura que tu empresa cumpla con la ley y que tus empleados accedan a este derecho tan importante.

Nomineros: Tu Mejor Aliado en la Gestión de Nómina y Licencias

Sabemos que toda esta información, aunque necesaria, puede sonar a más trabajo para ti. En Nomineros, entendemos perfectamente que la gestión de licencias como la de Cuidado de la Niñez puede añadir complejidad a tus procesos de nómina.

Nuestro objetivo es simplificar tu vida y estas tareas, asegurando que tu empresa cumpla con la normativa legal mientras optimizas tiempo y recursos.

Con nuestra plataforma, te ayudamos a:

• Automatizar las Novedades: Reporta la Licencia para el Cuidado de la Niñez (código “L”) de forma automática en la PILA. ¡Esto elimina errores manuales y garantiza que no aportes a Riesgos Laborales cuando no debes!
• Cálculo Preciso: Aseguramos la correcta liquidación y pago de la licencia sobre el IBC reportado, cumpliendo siempre con la normativa vigente.
• Soporte Experto: Nuestro equipo está siempre al tanto de las últimas actualizaciones normativas, para que tu empresa esté siempre al día y tranquila.

Con Nomineros, la gestión de estas licencias se vuelve eficiente, precisa y conforme a la ley. Así, puedes enfocarte en lo que realmente importa: ¡el crecimiento de tu negocio!

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